Informatie
Links
| Toepassingen |
|
1. TONED – Gebouwdossier Vrijwel alle organisaties hebben behoefte aan een informatiesysteem waarin men allerlei locatiegebonden registraties kan bijhouden. Hierbij moet men denken aan onder andere inventaris, technische systemen, contracten, vluchtplannen, certificaten, etc. Het TONED -Gebouwdossier stelt ondernemingen in staat deze gegevens op eenvoudige wijze digitaal te beheren. Als basis voor het gebouwdossier worden alle NAW gegevens van de locaties vastgelegd. Aanvullend op deze gegevens bestaat de mogelijkheid tot het registreren van de locatiemanager, kostenplaatsnummer, etc. Deze locatiegegevens gelden als basis voor het verder op te bouwen gebouwdossier. Het vastleggen van gegevens doen we per locatie in zogenaamde onderdelenkaarten. Deze onderdelenkaarten bevatten meerdere rubrieken waarin relevante gegevens kunnen worden geregistreerd. Denk hierbij aan: Onderdelenkaart “HUUR” met rubrieken:
of onderdelenkaart ”INRICHTING” met rubrieken:
Op deze wijze kan men snel en overzichtelijk de gegevens per locatie, per onderdelenkaart registreren. Aanvullend kunnen per locatie digitale bestanden als documenten, foto’s, tekeningen aan de onderdelenkaart worden gekoppeld. Naast onderdelenkaarten kan men voor unieke items (installaties, gebouwonderdelen, etc.) zogenaamde dossiers aanmaken. Door de opbouw van dossiers bestaat de mogelijkheid een historie op te bouwen van bijvoorbeeld uitgevoerd onderhoud of registratie van het storingsverloop. De lay-out van deze dossiers is grotendeels door de gebruiker zelf in te vullen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
Het TONED – gebouwdossier is een centrale informatiebron van uw locatiegegevens! 2. TONED – Werkorders Organisaties die alle werkaanvragen op één centraal punt wensen te registreren om vervolgens deze aanvragen bij leveranciers of interne afdelingen als werkopdracht aan te bieden kunnen dit proces met de softwaretoepassing TONED - Werkorders volledig beheren en bewaken. De basis voor deze toepassing is eenmalige registratie van de NAW gegevens van uitvoerende bedrijven. Naast de NAW gegevens van deze bedrijven kunnen ook storingsnummers of e-mailadressen worden geregistreerd. Van de locaties (werkadressen) die storingen kunnen melden registreren we naast de NAW gegevens ook de voorkeur uitvoerende bedrijven per discipline. Deze zogenaamde stamkaart maakt het mogelijk bij het registreren van storingen direct het juiste uitvoerende bedrijf in te schakelen. Om tot een juiste aansturing en bewaking te komen dient men bij het aanmaken van een werkopdracht een aantal parameters in te geven. Denk hierbij aan:
Nadat alle noodzakelijk gegevens zijn geregistreerd zal een werkopdracht, voorzien van een uniek nummer, naar het uitvoerde bedrijf/afdeling worden gemaild. Het systeem geeft een continue rapportage over de status van werkopdrachten. Op deze wijze is het mogelijk de voortgang te bewaken. Nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd kan men werkaanvragen gereed melden. Als vervolgens een factuur wordt ontvangen kunnen ook de gemaakte kosten op de werkopdracht worden geregistreerd. Op basis van de beschikbare gegevens kunnen diverse overzichten worden gegenereerd, onder andere:
TONED – werkorders maakt uw storingen en klachtenregistratie beheersbaar! 3. TONED - LTOP (lange termijn onderhoudsplan) Voor beheerders, adviesbureaus, beleggers, gezondheidszorg, bouwers, etc., is het van groot belang de onderhoudskosten van vastgoed te budgetteren. Op basis van gestandaardiseerde methodieken wordt de onderhoudsverwachting vastgelegd van gebouwen, technische systemen, equipement, interieur, etc. De onderhoudsbudgetten kunnen worden opgesteld met als doel financiële en/of technische informatie te leveren. Afhankelijk van de doelstelling kan men globaal dan wel gedetailleerd gegevens vastleggen met betrekking tot het toekomstig onderhoud. Als basis voor deze toepassing is een bibliotheek, op basis van de onder andere NLSFB of STABU methodiek. Deze bibliotheek in opgebouwd uit drie niveaus:
Op basis van deze bibliotheek kan men de budgetten opstellen en verbijzonderen. Voor een groot deel kan men deze bestanden aanpassen op de eigen situatie. Zo zijn ondermeer eenheden, normen, tijdscycli, kostensoorten en kwaliteitstelling variabel in te geven. Het is eveneens mogelijk de ingevoerde budgetten te verbijzonderen op basis van ondermeer kostensoorten, huurders en verhuurders belang, prioriteit, fonds, etc.Omdat de invoer van gegevens plaatsvindt met de standaard bibliotheekgegevens kan men met verschillende gebruikers toch een éénduidige budgetopstelling in stand houden. Het beheren van de gegevens wordt ook een heel stuk efficiënter. De gegevens die worden vastgelegd in de lange termijn onderhoudsbudgettering zijn bepaald door inventarisatie vanaf tekening en vanuit de bestekken of worden ter plaatste opgenomen. Men kan ook direct vanaf de opnamestaten de gegevens coderen en vervolgens invoeren. Daarbij bepaalt men zelf het detailniveau. Men kan één budget invoeren voor het vervangen van bijvoorbeeld vloerbedekking in een bepaald jaar voor het gehele kantoor maar men kan het indien gewenst ook per ruimte vastleggen. De methodiek wordt bepaald door de eigen wensen en eisen die worden gesteld aan de budgettering en aan het eventuele opvolgende proces van werkvoorbereiding. Op basis van de ingegeven LTOP’s kunnen diverse overzichten worden gegenereerd:
Alle bovenstaande overzichten geven een overzicht over een zelf te bepalen aantal jaren en kunnen zowel per locatie als per totale organisatie worden weergegeven. TONED – LTOP geeft inzicht in financiële consequenties van het onderhoud, inzicht in de technische aspecten en ondersteund in de voorbereiding en uitvoering van het onderhoud. 4. TONED – Ruimtereservering Bij de meeste organisaties bestaat de behoefte een ruimte te kunnen reserveren, waarmee men verzekerd is van een plaats om te vergaderen. Hierbij is vaak randapparatuur, zoals bijvoorbeeld een beamer, een video of een tv nodig om een presentatie te kunnen verzorgen. Dit moet dan wel voorhanden zijn dus ook hier geldt, reserveren is zeker weten! Toned - Ruimtereservering biedt u deze zekerheid! Toned - Ruimtereservering stelt u in staat om op de door u gewenste dagen en tijden, ruimtes en de eventuele bijbehorende apparatuur te kunnen reserveren. Wanneer een ruimte reeds gereserveerd blijkt te zijn kunt u door middel van een handig grafisch overzicht in één oogopslag zien welke ruimte op die dag nog beschikbaar is of wanneer de reeds gereserveerde ruimte weer beschikbaar wordt. Hierbij heeft u de mogelijkheid weekoverzichten te generen. U kunt in één keer een reservering laten terugkomen op vaste dagen en vaste tijdstippen. Vaste frequenties zijn dus mogelijk. Denk hierbij aan een cyclus in de vorm van dagelijks, wekelijks of tweewekelijks. Dit geeft u zekerheid en evenzo belangrijk scheelt dit enorm veel extra tijd. v.b. Grafisch overzicht van de beschikbare en gereserveerde ruimtes op datum
TONED – Ruimtereservering geeft u inzicht in beschikbaarheid van ruimtes en equipement! 5. TONED – MAN Materieel beheer - Een structurele oplossing Bouwbedrijven en installatiebedrijven voeren op wisselende locaties hun werken uit. Veelal is hierbij behoorlijk wat materieel nodig. Dit materieel wordt meestal vanaf één centraal punt aangevoerd. De locatie waar het materieel wordt verzameld en waar men ook het onderhoud verricht moet over een duidelijke registratie beschikken van de inzet van het materieel. Daarbij komen zaken aan de orde zoals;
Indien men deze processen op een eenvoudige, structurele manier wil vastleggen biedt TONED een zeer gebruiksvriendelijk Informatiesysteem hiervoor. Diverse bouwbedrijven maken reeds gebruik van dit systeem en hebben bijgedragen aan de functionaliteit ervan. Op een eenvoudige wijze voert men materieel dossiers in en registreert men de aanvoer naar een bepaald project. Overzichten Het registreren van de inzet van het materieel resulteert in duidelijke overzichten. Tevens kan men op een snelle wijze inzicht verkrijgen in het materieel dat volgens de wet en regelgeving weer een periodieke keuring moet ondergaan volgens de NEN3140 wetgeving. Dit betreft de periodieke keuring van elektrisch aangedreven handgereedschap. Standaard beschikt men over overzichten zoals:
Op klantenspecificatie kunnen eenvoudig overzichten worden toegevoegd aan dit systeem. Door de mogelijkheid dit systeem op een Web server te gebruiken is het ook toepasbaar indien men over meerdere locaties beschikt waar materieel wordt opgeslagen. |
TCP's van TONED
Zoeken
